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Human Resources (HR) FAQs

These are the HR Suite related questions we hear a lot and you'll find the answers below. But if you have others, please don't hesitate to contact us – we're here to help.

Was ist HR Software?

HR Software ist eine Reihe von computergestützten Lösungen im Personalmanagement, die Unternehmen dabei unterstützen sollen, Mitarbeiter anzuwerben, zu fördern und zu führen. Das langfristige Ziel hierbei ist es, Mitarbeiter als einen Unternehmenswert wahrzunehmen und auch zu betrachten. Etwaige Softwarelösungen konzentrieren sich sowohl auf die administrative Seite der Personalabteilung als auch auf die strategische Seite der Firmen wie beispielsweise HCM (Human Capital Management). Sie helfen Organisationen, den Unternehmenswert durch ihre Mitarbeiter zu maximieren. Personalmanagement-Software im Speziellen nutzt eine Reihe von Anwendungen, um die HR-Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren. Typischerweise handelt es sich um eine Unternehmenssoftware, die je nach Größe und Bedarf der Firma nach oben oder unten skaliert werden kann. Sie bietet Funktionen wie Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung, sowie weiterführende Lösungen im Performance Management.

Die beiden Hauptaspekte der Software für Personalmanagement:

  • Transaktion: Einschließlich Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abwesenheitsmanagement, Zeitmanagement bzw. Zeiterfassung, Performance Management und Onboarding.
  • Transformation: Einbeziehung von Prozessen wie Talent Management (Recruiting, Learning) und Business Intelligence (Big Data, Mitarbeiterdatenmanagement und Personaleinsatzplanung).

Transaktionelle HR Software konzentriert sich auf die Prozesse und administrativen Aufgaben der Personalabteilungen. Aufgaben im Personalmanagement wie die Pflege von Mitarbeiterdaten oder die Verwaltung der Personalabrechnungen werden ebenfalls als transaktionelle Aufgaben betrachtet, d.h. Aufgaben, die sich auf Prozesse konzentrieren und nicht zur Geschäftsstrategie beitragen. Ein zentralisiertes System, das Mitarbeiterdaten konsolidiert und administrative Aufgaben automatisiert, reduziert den Verwaltungsaufwand jedoch in der Personalabteilung und verbessert die Transparenz der Mitarbeiterdaten. Der Vorteil von mehr Transparenz liegt in einer besseren Fairness gegenüber der Belegschaft, was im Gegenzug zu mehr Achtung und Loyalität gegenüber der Firma sorgt. Transaktionsprozesse wirken sich hingegen nur dann negativ auf das Geschäft aus, wenn sie nicht funktionieren.

Eine transformative HR Software umfasst sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter. Sie stellt die Organisation und den Mitarbeiter individuell in den Mittelpunkt und gewährleistet eine ganzheitliche Sichtweise von beidem. Eine transformative HR-Strategie bedeutet, dass sich die Personalabteilung auf die Ausrichtung an der Gesamtstrategie des Unternehmens konzentriert, die richtigen Tools und Technologien einsetzt und die ihnen zur Verfügung stehenden Daten nutzt. Der Mehrwert, den das Personalmanagement zum Gesamtunternehmen beitragen kann, ist weitaus größer als nur die Abwicklung administrativer Prozesse, da transformative HR den Erfolg eines Unternehmens wirklich beeinflussen kann.

Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand:

- Verbesserte Transparenz über die Belegschaft
- Konsolidierte HR-Systeme
- Erweiterte Analytik
- Verbessertes Reporting
- Top-Talente gewinnen und halten
- Geringere administrative Kosten
- Automatisierte manuelle Prozesse
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit

Durch die Implementierung einer transformativen HR-Strategie und die Messung ihres Erfolgs mit fortgeschrittenen Analysen wie Reporting, Business Intelligence, prädiktiven und präskriptiven Analysen und großen Datenmengen lassen sich zudem folgenden Fragen beantworten:

- Wie kann ich sicherstellen, dass mein Recruiting die besten Kandidaten anzieht?
- Trägt das Onboarding zu einer höheren Verweildauer im Unternehmen bei?
- Entspricht meine Mobilitätsstrategie meinen Anforderungen an die Nachfolgeplanung?
- Plane ich langfristig, um Kompetenzlücken zu vermeiden?
- Habe ich einen klaren Überblick über meine Mitarbeiter im HR-Kernsystem, auch über ausländische Niederlassungen oder neu erworbene Tochtergesellschaften?
- Ist meine Strategie in der Weiterbildung motivierend genug, um die Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern?
- Sind meine Performance-Management-Prozesse verbindlich genug oder beschränke ich mich immer noch auf einen jährlichen Check?

Personalmanagement Software ist eine kostengünstige Möglichkeit, Mitarbeiterdaten zu zentralisieren, Mitarbeiter zu binden und die Personalabteilung zu stärken. So wie sich neue Technologien entwickeln und verändern, so ändern sich auch die Geschäftsstrategien in der Personalplanung. Schließlich können sich Unternehmen heute nicht mehr auf alternde HR-Systeme verlassen, sie brauchen moderne HCM-Lösungen für eine moderne Belegschaft – hier kann HR-Software in im Personalmanagement helfen.

Wer nutzt HR Software?

Jedes Unternehmen mit einer zukunftsweisenden Strategie in Human Capital Management setzt HR-Software ein. Da Unternehmen in Menschen investieren (beginnend mit ihrem Gehalt), ist es für jedes Unternehmen sinnvoll, in Personalmanagement Software zu investieren. In der Praxis gibt es dabei fünf verschiedene Kategorien von Nutzern dieser Softwarelösung:

  • Mitarbeiter: Die Belegschaft ist das wertvollste Kapital eines Unternehmens und kann von der HR-Software ebenso profitieren wie das Unternehmen selbst. Die Mitarbeiter benötigen die Systeme im Bereich Human Capital Management, um ihre eigenen Daten zu verwalten, auf das erforderliche Wissen zuzugreifen, Lerninhalte auszutauschen, sich auf interne Aufgabenbereiche zu bewerben und Feedback zu geben. Der Einsatz von Software in HR und Human Capital Management gibt Ihren Mitarbeitern somit die Möglichkeit, ihre eigene Karriereentwicklung zu steuern und ermutigt sie, mit ihren Kollegen zu lernen und zusammenzuarbeiten. Dies erhöht oft das Engagement der Mitarbeiter und steigert die Produktivität.
  • Manager: Die Führungskräfte Ihrer Mitarbeiter müssen einen umfassenden Überblick über ihr Team haben. Die Fähigkeit, die Leistung zu bewerten, Feedback zu geben, die Nachfolge zu planen, Schulungen zuzuweisen und mit Hilfe von HR-Analysen zu berichten, ermöglicht es Managern, die Lücken in ihrem Team zu erkennen und mit ihren Kollegen effektiv zu kommunizieren. Sie können Umfragen zur Arbeitszufriedenheit durchführen und ein Umfeld mit kontinuierlichem Feedback fördern. Die Möglichkeit, spezifische Module den Weiterbildungsseminaren zuzuweisen und die Leistung anhand von Erkenntnissen aus analytischen Berichten zu überwachen, ermöglicht es den Managern, detailliertes und nützliches Feedback zu geben.
  • Personalabteilungen: Die Personalverwaltung braucht ein effizientes System, um den genauen Überblick über die Belegschaft zu haben. Sie müssen globale Aktivitäten wie Schulungen, Onboarding und Leistungsbeurteilungen planen, eventuelle Qualifikationslücken im Unternehmen antizipieren, neue Talente rekrutieren und für die zukünftige Belegschaft planen. Mit einer Reihe von Anwendungen, die in der Personalmanagement-Software enthalten sind, ist HR in der Lage, die gesamte Belegschaft zu orchestrieren und zu entwickeln, sowie Kernfunktionen auszuführen und gleichzeitig zur Gesamtstrategie des Unternehmens beizutragen. Die Abteilung kann Systeme wie Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement automatisieren und sich auf das Lernen, Rekrutieren und Performance Management konzentrieren.
  • C-Suite: Software in der Personalverwaltung ermöglicht nicht nur Mitarbeitern im gesamten Unternehmen den einfachen Zugriff auf Daten, Informationen und andere HR-Funktionen. Auch die Geschäftsleitung möchte heute eine konsolidierte Sicht auf alle Mitarbeiter haben – und HCM-Systeme ermöglichen diese Transparenz. Sie sind in der Lage, erweiterte Recherchen durchzuführen (z.B. um herauszufinden, wer die besten Kompetenzen hat, um ein neues Projekt zu leiten), sowie eine globale Talentstrategie zu planen und sicherzustellen, dass die Personalabteilung mit den Geschäftszielen übereinstimmt.
  • Externe Partner und Kunden: Diese Anwender können mittels HR Software und Human Capital Management von überall und jederzeit gezielt auf Informationen zugreifen und mit dem Unternehmen kommunizieren. Da sich HCM-Systeme überwiegend in der Cloud befinden, können externe Anwender weltweit auf die Informationen zugreifen. Dies ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und gibt den Anwendern die Möglichkeit, sich in neue Produkte einzuarbeiten oder schnell Feedback zu geben.

HR Software ist demnach nicht nur für die Personalabteilung gedacht, diese Technologie kann von jedem im Unternehmen genutzt werden. Die Technologie ist individuell anpassbar, was es Organisationen ermöglicht, ihre eigenen Bedürfnisse zu spezifizieren und alle sprachlichen und kulturellen Barrieren zu überwinden. Unabhängig von ihrer Größe ermöglicht sie eine globale Zusammenarbeit und fördert die Konsistenz im gesamten Unternehmen.

So implementieren Sie HR Software

Wenn Sie sich für ein HCM-Projekt entschieden haben, müssen Sie sicherstellen, dass der ausgewählte Anbieter Sie bei der Implementierung unterstützen kann, und einen geeigneten Partner empfehlen, der Sie bei der Abwicklung des gesamten Projekts begleitet. Es mag sich zwar selbstverständlich anhören, aber die Wahl eines Anbieters, der die Kultur Ihres Unternehmens ergänzt und das Geschäft unterstützt, ist entscheidend, wenn Sie ein HCM-Projekt starten. Lesen Sie Bewertungen von Branchenanalysten und führen Sie gründliche Online-Recherchen durch, um den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die Anbieter ansehen, die in der Branche führend sind, und wählen Sie die Services aus, die auf die Herausforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

Schauen Sie sich auch die Anbieter an, die Ihre Wettbewerber nutzen. Diese Einsicht kann für Ihre Entscheidung sehr wertvoll sein. Es ist sehr wichtig zu wissen, dass es keinen Anbieter gibt, der wirklich alle Transaktions- und Transformationsprozesse abdecken kann. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie sicherstellen, dass Ihre geschäftlichen Anforderungen berücksichtigt werden, da dies den größten positiven Einfluss auf Ihr Ergebnis hat und die größte Risikokontrolle bietet.

Sobald Sie Ihre Auswahlliste haben, beginnen Sie mit einem Benchmarking. Starten Sie einen Vergleich zwischen den von Ihnen ausgewählten HCM-Anbietern und bewerten Sie diese in Bezug auf Preis, Technologie, Sicherheit, Datenschutz und alle anderen Funktionen, die Sie für wichtig halten. Sie können auch Whitepaper oder Fallstudien anfordern, um ihre Erfahrungen in den für Ihr Unternehmen kritischen Bereichen zu verstehen.

Bei der Auswahl Ihres Softwareanbieters für HR und Human Capital Management müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Elemente berücksichtigen, die Ihnen helfen, einen Return on Investment zu erzielen. Bei einem HCM-Projekt geht es nicht nur um die Lizenzierung und Implementierung, sondern auch um das Management und den Betrieb der Software sowie um die Regelmäßigkeit von Innovationen – insbesondere auf einer Cloud-basierten Plattform. Organisationen sollten bereit sein, nicht nur ihr Geld, sondern auch ihre Zeit in ein HCM-Projekt zu investieren. Das Testen und Planen kann bis zu einem Jahr dauern – der Turnaround kann also langwierig sein. Allerdings bringt die Zeit- und Geld-Investition langfristig enorme Vorteile für ein Unternehmen mit sich. Zusammenfassend sollten Sie folgende Dinge prüfen, wenn Sie einen HR-Softwareanbieter in Betracht ziehen:

- Entscheiden Sie sich klug – recherchieren Sie gründlich nach potenziellen Partnern, lesen Sie Branchenanalysen und wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrem Unternehmen passt.
- Denken Sie daran, dass Fähigkeiten entscheidend sind – Ihr Anbieter muss Ihnen nicht nur die Technologie zur Verfügung stellen, sondern auch den richtigen Implementierungspartner für das Projektmanagement empfehlen können. Stellen Sie sicher, dass beide Parteien über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Herausforderungen zu meistern, vor denen Ihr Unternehmen steht, und unterstützen Sie mit zusätzlichen Services, wie z.B. Change Management.
- Das Projekt intern managen – Ein HCM-Projekt ist keine Einbahnstraße, sondern ein Netzwerk. Ihr Softwareanbieter und seine Partner tragen die Verantwortung für den Erfolg Ihrer Implementierung, aber Ihre Organisation muss das Projekt intern managen. Ermutigen Sie einen regelmäßigen Dialog mit Ihrem Lieferanten und dem Systemintegrator und sprechen Sie mit anderen Anwendern, um Tipps zu erfahren, die zu einem erfolgreichen Projekt beitragen werden.
- Nehmen Sie sich Zeit – Die Planung und der Test Ihrer Personalmanagement Software kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber das ist keine schlechte Sache. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr HCM-Projekt zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme voll funktionsfähig ist, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die Vorteile nutzen können. Vergewissern Sie sich, dass kein Punkt offenbleibt und arbeiten Sie mit Ihrem Softwarehersteller zusammen, um sich vor möglichen Problemen zu schützen.
- Sie entscheiden! Lassen Sie Verkäufer oder Systemintegratoren nicht entscheiden, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge: Sie kennen Ihre Prioritätenreihenfolge, und wenn Sie beispielsweise mit dem Recruiting oder Schulung beginnen, sind Sie nicht verpflichtet, zuerst ein anderes System zu installieren.

HR Software für die Personalverwaltung ist für Unternehmen jeder Größe geeignet. Es bietet Flexibilität und Skalierbarkeit und ermöglicht es Unternehmen, ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf zu decken. HR Software ermöglicht, das Herz des Unternehmens – ihre Mitarbeiter – effektiv zu fördern, um den Geschäftserfolg insgesamt zu steigern.

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