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Recruiting Software FAQs

Was kann Software für Bewerbermanagement?

Der War of Talents ist noch nicht vorbei! Doch mit einer optimierten Software für das Bewerbermanagement können Unternehmen einfach und zuverlässig effiziente Einstellungsprozesse für ihre Personalbeschaffung durchführen, erfolgreich hochqualifizierte Kandidaten sourcen, Bewerbungsabsagen reduzieren sowie optimales Employer Branding betreiben. Integrierte Reporting- und Analysetools verknüpfen dabei strategische Erkenntnisse mit Geschäftsergebnissen. Dadurch gewinnen Firmen und Organisationen stets die richtigen Talente in ihrer Personalauswahl. Ein solches System bildet idealerweise den gesamten Prozess des Rekrutierens ab. Dieser umfasst Stellenausschreibungen und die gesamte Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerber bis zum Abschluss des Personalbeschaffungsprozesses. Der gesamte elektronische Personalzyklus in einem Bewerbermanagementsystem beginnt dabei an der elektronischen Schnittstelle eines Unternehmens zu den potentiellen Mitarbeitern – der Unternehmenskarriere-Website oder dem Schalten einer Stellenanzeige in einem Online-Jobportal. Denn auf einem wettbewerbsbetonten Markt ist es für Unternehmen entscheidend, Top-Performer frühzeitig zu identifizieren. Die wichtigste Frage, die Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter daher beantworten müssen, ist die Frage, ob sie überhaupt eingestellt werden sollen. Viele Personalmanager arbeiten noch immer ineffizient, da sie moderne Recruitingstrategien mit veralteten Systemen verknüpfen. Entscheidend ist ein ganzheitlicher Ansatz in der Personalbeschaffung, der den Recruiting-Prozess zu einer Hauptfunktion in der unternehmerischen Talent Management-Strategie macht.

Eine Software für ein Bewerbermanagementsystem sollte die Erfassung wichtiger Bewerberdaten erheblich vereinfachen und gleichzeitig ein intuitives Nutzererlebnis bieten. Beispiele dieser Art sind die Bewerbung über mobile Endgeräte, selbstständig festzulegende Interviewtermine und „gebrandete“ Landing Pages für Kunden. Die Bandbreite an Tools für das E-Recruiting ist äußerst breit und bietet viele verschiedene Applikationen, welche die Mitarbeitersuche optimal unterstützen. Einige Softwarepakete bieten für das Rekrutieren beispielsweise Einstellungsassessments und Predictive Analytics-Technologien an, um ein genaueres Bild der Kandidaten zeichnen zu können und auf diese Weise faire und transparente Einstellungsverfahren zu gewährleisten. Andere Anwendungen sind Dashboards, selbst festzulegende Interviewtermine durch die Kandidaten, Branding von Karriere-Websites für Recruiting-Events oder intuitives Aufgabenmanagement. Ferner können Unternehmen von Funktionen profitieren, die es ihnen ermöglichen, versteckte Top-Talente schon vor den Stellenausschreibungen zu lokalisieren und rasch zu rekrutieren. Mittels Empfehlungsprogrammen und leistungsstarken Social-Sourcing-Tools kann die Reichweite der Mitarbeitersuche rasch erweitert werden. Mithilfe effizienter Reporting-Tools können beispielsweise die Unis via Hochschulmarketing mit den besten für das Unternehmen in Frage kommenden Talenten ermittelt werden. Im Ergebnis wird das E-Recruiting sehr viel gezielter und der Recruiting-Prozess allgemein optimierter.

Doch strategische Softwarelösungen für ein vollumfassendes Bewerbermanagementsystem zielen nicht einfach nur auf die Akquise hochqualifizierter Talente ab, die sich gut für das Unternehmen rekrutieren lassen – sie sollen zudem dort auch möglichst lange in den Positionen verbleiben. Auch zeitraubende Bewerbungsabsagen fallen somit weg. Strategische Analysen auf Basis der KPIs können ein Bild des Bewerbertypus entwerfen, der am besten sowohl in die Kultur des Unternehmens als auch auf die ausgeschriebene Position in der Stellenanzeige passt. Scoring-Technologien und Machine-Learning liefern kontinuierliche und detailreiche Verbesserungen an den hochentwickelten Algorithmen, was laufende Präzisierungen anhand der ermittelten Daten ermöglicht. Beginnend bei den Leistungsträgern und den kontinuierlichen Fortschritten kann das Talent Management so den prädiktiven Erfolg eines Kandidaten in einer bestimmten Rolle sehen, bevor Interview- und Einstellungsentscheidungen getroffen werden. Der War of Talents wird so zu einem Support for Talents.

Eine umfassende Bewerbermanagement Software muss sich demnach auch selbst kontinuierlich weiterentwickeln, um so auch die neuen Mitarbeiter nach dem Bewerbungsprozess weiter fördern zu können. Auf diese Weise lassen sich das Engagement und die Produktivität auch von High Potentials noch weiter steigern und die für das reibungslose Funktionieren einer Organisation oft nachteilige Mitarbeiterfluktuation deutlich reduzieren.

Daher sollte eine optimierte Bewerbermanagement Software folgende Kategorien erfüllen:

Definition des Recruitings

Alte Denkstrukturen sind im heutigen Informationszeitalter oft zu festgefahren, um auf den Wandel reagieren zu können. Aufbau und Funktion des Bewerbermanagementsystems muss die aktuellen Entwicklungen miteinbeziehen wie den War of Talens miteinbeziehen.

2. Messung des Erfolges

Angesichts der digitalen Transformation muss über die traditionellen KPIs bei der Mitarbeitersuche hinausgedacht werden. Sie müssen nicht nur die individuelle Performance, sondern auch das Feedback der Kandidaten miteinbeziehen.

3. Recruiting als Markenbotschaft verstehen

Jede Bewerbermanagement Software hat neben dem üblichen Wettbewerb um die besten Kandidaten natürlich eine große Konkurrenz durch Personalagenturen. Daher muss der Kontakt der Kandidaten mit dem Unternehmen als Touchpoint mit der Unternehmensmarke verstanden werden. Dies beginnt schon beim Schalten einer Stellenanzeige.

4. Beachten Sie die Datenschutzgrundverordnung

Besprechen Sie mit dem Betriebsrat, welche Mitarbeiterdaten privat und welche unternehmensrelevant sind. Lassen Sie ein Sicherheitsaudit des Lösungsanbieters durchführen und stellen Sie sicher, dass externe Rechenzentren tatsächlich sicher und ISO-zertifiziert sind.

5. Fokus auf den Geschäftserfolg

Wägen Sie zwischen Taktik und Strategie ab. Betreibt Ihr Bewerberprozess in Unterstützung mit dem Talent Management lediglich taktisches Rekrutieren oder bemüht es sich um strategische Talent Acquisition? Verlassen Sie den klassisch-theoretischen Pfad der Personalbeschaffung und nehmen Sie stattdessen strategische, business-orientierte Ziele ins Visier.

Wer nutzt sie bewerbermanagement software?

Unternehmen, die digitalisierte Recruiting-Prozesse zum Relationship-Management mit Bewerbern unterhalten und ihre gesamte Kommunikation bei der Personalbeschaffung gezielt steuern, finden in der Regel die besten Kandidaten. Mit diesen Bausteinen lässt sich E-Recruiting messbar professionalisieren:

E-Recruiting Management

Karrierewebseiten

Online-Sourcing neuer Bewerber

Screening & Assessment

Talent Pipeline

Campus Recruiting

Interne Karrierecenter

Ziel ist es, nach geeigneten Talenten zu suchen und Kandidaten mit den gewünschten Qualifikationen und Erfahrungen für die Personalauswahl zu identifizieren. Anders als durch reines E-Recruiting erhofft sich das Talent Managementdurch die softwaregestützte Anwendung einen strategischen Vorteil, beispielsweise durch die Nutzung konfigurierbarer Karriere-Websites, welche die Arbeitsgebermarke positiv hervorheben und die Mitarbeitersuche flexibilisieren.

Und wenn Firmen diese Lösungen der Personalbeschaffung zur Verfügung stellen, werden sie auch von den Kandidaten genutzt. Die Vorteile, die sich aus diesen Systemen für ein Unternehmen bei der Mitarbeitersuche ergeben, sind für Bewerber und Kandidaten allerdings weniger relevant. Frühverrentung, Kurzzeitarbeit oder Massenentlassungen in der Generation der Eltern haben vor allem bei den Millennials zu einer völlig neuen Einstellung gegenüber potenziellen Arbeitgebern geführt. Natürlich wollen sie ihr Bestes geben und sich engagieren, allerdings ist diese Haltung durchtränkt von einer Spur Skepsis. Die Erfahrung in der Generation ihrer Eltern, dass jeder jederzeit entlassen werden kann, hat sie zutiefst geprägt. Daher ist die Identifikation mit dem Unternehmen niedriger, die Ansprüche hingegen höher und die Begeisterungsfähigkeit zunächst niedrig. Sie erwarten heutzutage daher schon nach dem Klick auf dem Weiterleitungs-Button der Stellenausschreibung ein einfaches und ansprechendes Nutzererlebnis, von der personalisierten Karriere-Website bis hin zum Vertragsangebot. Erfolgreiche Unternehmen bedienen diese Anforderungen mit modernen Selbstbedienungsfunktionen. Bewerbern sollte es darüber hinaus auch unterwegs ermöglicht werden, auf Ihre Karriere-Website zuzugreifen, um über Mobilgeräte nach offenen Stellen zu suchen oder sich online zu bewerben. Sprich: Der Prozess des Rekrutierens und der Personalbeschaffung muss so aufgezogen werden, dass Kandidaten wie Kunden behandelt werden. Personaler sollten auf keinem Fall zu „Ghost Recruiters“ verkommen, sondern immer eine enge Kommunikation zu ihrer Zielgruppe – den Bewerbern – pflegen.

Insbesondere in Deutschland gilt Predictive Hiring vielen in der Personalbeschaffung allerdings noch als Blick in die Glaskugel. Immer mehr Manager im Bereich Talent Management E-Recruiting stellen sich jedoch die Frage, warum sie nicht bereits im Bewerbungsprozess darüber nachdenken sollten, welcher der Kandidaten nicht nur am besten auf die ausgeschriebene Jobposition passt, sondern auch das beste langfristige Entwicklungspotenzial besitzt. Die harten Fakten einer Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stellenausschreibung sind die eine Sache, doch der Gedanke setzt sich durch, dass man sich bei der Mitarbeitersuche darauf alleine nicht beschränken sollte. Vielmehr ist eine Vorhersage, wohin ein Kandidat sich entwickeln könnte, sehr wünschenswert. Denn High-Performer, die zufrieden sind, bleiben länger im Unternehmen, zugleich erspart man sich andere unnötige Recruiting-Prozesse – angefangen von einer Vielzahl an Bewerbungsabsagen bis hin zu teuren Fehlbesetzungen bei einem veralteten Bewerbungsprozess.

Die Vermarktung der Stellen findet derweil über viele Kanäle und Medien statt. Während sich Bewerber über Websites heute vorab ein Bild von der Situation in einem Unternehmen machen können, ist der direkte Kontakt zum Mitarbeiter immer noch die verlässlichste Quelle für die tatsächliche Situation. Daher ist es wichtig, sie zu begeisterten Markenbotschaftern des eigenen Unternehmens zu machen. Im B2C-Bereich wissen Unternehmen heute, dass es kein günstigeres und attraktiveres Marketingtool gibt als begeisterte Kunden. Daher sollten auch Kandidaten wie bereits zuvor erwähnt als Kunden betrachtet werden, die dem Unternehmen bei der Anwerbung dem Rekrutieren neuer Kräfte behilflich sein könnten. Um Markenbotschaftern jedoch ein gehöriges Maß an Seriosität bei gleichzeitiger Authentizität zu verleihen, eignen sich ebenfalls Tools in der Bewerbermanagement Software, in denen sowohl Recruiter als auch Kandidaten zu Wort kommen können und somit als Multiplikatoren aufgestellt werden. Bestimmte Softwarelösungen stellen Kommentarfunktionen oder Share-Buttons für eben diesen Zweck zur Verfügung.

Zur Übersicht die fünf wichtigsten Punkte, warum es sich lohnt, eine Software für ein Bewerbermanagementsystem zu nutzen:

Entfesselung der digitalen Transformation

Digitales Bewerbermanagement und E-Recruiting können sich als Treiber für präzise Prognosen über die Personalauswahl von Fachkräften der Zukunft entpuppen. Dank Big Data und IT-basierter Analysemethoden ist dies bereits heute im Bewerbungsprozess möglich.

Die Kraft der Social Media

Wenn Kandidaten und Mitarbeiter die besten Markenbotschafter für Ihr Unternehmen sind, geben Sie ihnen dafür eine Plattform. Mit Xing, Facebook oder Twitter hat man kostenlos und flächendeckend das Sprachrohr des 21. Jahrhundert in der Hand.

Auch das Engagement entwickelt sich weiter

Vergessen Sei bei allen Technologien auch nicht die Menschen hinter den Bewerbungsprozessen! Notwendig sind dafür Systeme, die in beide Richtungen offen sind und ein ständiges Feedback sowie Leistungskontrolle erlauben. Kurz: Entwickeln Sie Mitarbeiter und Kandidaten im War of Talents zugleich!

Fortschritt statt Perfektion

Administrative Prozesse und Strukturen drohen häufig in purer Routine zu versanden. Neue Innovationen bringen häufig nicht nur einen Kulturwandel hervor, sondern hat auch nachweislich positiven Einfluss auf das Talent Management und dem E-Recruiting.

Man lernt die Sprache der Bewerber zu sprechen

Nicht nur entsprechend der DSGVO müssen Kandidaten in Zukunft wie Kunden behandelt werden. Vielmehr muss man den Bewerbern eine Art Retail-Erfahrung bieten. Beziehen Sie daher im E-Recruiting auch das Feedback der Kandidaten mit ein, um zu lernen, deren Sprache richtig verstehen und als Gleichgesinnte kommunizieren zu können.

Wie implementieren bewerbermanagement software?

Viele Unternehmen betrachten E-Recruiting immer noch als eine Art Spiel mit transaktionalen Zahlen. Aber da es immer schwieriger wird, die richtigen Kandidaten bei der Mitarbeitersuche zu finden, können sowohl Hard-Skills wie auch Soft-Skills von entscheidender Bedeutung sein, da die Anstellung der falschen Mitarbeiter starke Auswirkung auf das Geschäft haben kann. Eine erfolgreiche Bewerbermanagement Software muss sich deshalb durch die Verbindung wichtiger Rekrutierungs- und Einarbeitungsaktivitäten mit den wesentlichen Talent Management-Funktionen definieren. Im Idealfall sollte die Software zum Rekrutieren mit einer Software für Core HR oder Human Capital Management verbunden sein, um sicherzustellen, dass die Daten der Mitarbeiter und neuer Kollegen immer korrekt bleiben. Den Personalverantwortlichen im E-Recruiting und Talent Management sollten daher wie den Kandidaten benutzerfreundliche Anwendungen angeboten werden. Bevor aber eine derartige Lösung implementiert werden kann, müssen entsprechende Anbieter und eine Software gesucht werden, die einfach zu bedienen ist und dem Unternehmen den größten Nutzen bringt. Dabei sollten vorab folgende Fragen geklärt werden:

Was läuft unrund an unserem derzeitigen Bewerbungsprozessen?

Was sind unsere wichtigsten Rekrutierungsprioritäten in den nächsten zwölf Monaten, bei denen die Bewerbungsmanagement Software helfen könnte?

Müssen wir für die Implementierung bestehende alte IT-Systeme ersetzen?

Müssen wir bestehende Funktionen ändern, damit dies effektiv funktioniert?

Schließlich muss sichergestellt werden, dass jeder Anbieter, auch ein Provider und Lieferant ist, der das Unternehmen während des gesamten Implementierungsprozesses unterstützt. Daher ist bei der Auswahl auf alle Elemente zu achten, die für den angepeilten Return on Investment wichtig sind. Schließlich geht es bei der Neuausrichtung des Bewerbungsprozesses nicht nur darum, erfolgsversprechende Software zu lizenzieren, sondern es muss auch am Ende ein langfristiger Entwicklungserfolg zu erkennen sein.

Die Bereitstellung automatisierter Formulare und sozialer Netzwerke bei den Stellenausschreibungen, Kontakte zu Kollegen und Zugriff auf die entsprechenden Ressourcen helfen dabei, das Interesse potenzieller Bewerber zu wecken. Im gleichen Atemzug müssen allen am Bewerbungsprozess Beteiligten die optimalen Möglichkeiten geboten werden, Kandidaten zu bewerten und zu beurteilen. Außerdem muss Feedback zum Status von Stellen und Kandidaten zugelassen werden. In den letzten Jahren hat sich jedoch eine äußerst zersplitterte Systemlandschaft entwickelt, die es Unternehmen erschwert, ihre Netzwerkumgebungen miteinander zu synchronisieren. Das Stichwort muss daher lauten: Konsolidierung! Bei der Implementierung solcher Lösungen gilt es zu beachten, alle vorhandenen Daten erfolgreich mit der neuen Bewerbermanagement Software zu synchronisieren. Trainingsinhalte und Schulungsintervalle für die Belegschaft und Kandidaten müssen natürlich neu angelegt, Sicherheitsaspekte spezifiziert und Customer-Reports generiert werden. Auch für die Stakeholder müssen entsprechende Dashboards erstellt werden. Im Idealfall sollte das neue Bewerbermanagementsystem bereits acht Wochen nach der Implementierungsphase live geschaltet werden. Mit dem Software-as-a-Service-Ansatz können Unternehmen auch Mitarbeiter ohne Zugriff auf das interne Firmen- Netzwerk erreichen – und so auch problemlos potenzielle Kandidaten.

Zum Abschluss eine übersichtliche Checkliste mit den wichtigsten To-Do’s zur Implementierung:

Lokalisieren Sie Fehler

Identifizieren Sie Engpässe oder fehlende Schritte im Talent Management sowie in der Personalbeschaffung und verbessern Sie diese so schnell wie möglich.

Pilotprojekte starten

Testen Sie den Bewerbungsprozess eventuell bei Mitbewerbern, um zu sehen, ob Sie ein paar Ideen erhalten, wie Sie Ihren eigenen Prozess des Rekrutierens verbessern können.

Neue KPIs definieren

Moderne Bewerbermanagementsysteme müssen nicht nur klassische KPIs haben, wie z.B. „Time to hire“, sondern auch einen richtigen Impact auf das Geschäft haben: Retention, Mitarbeiterzufriedenheit und Mobilität müssen in Anspruch genommen werden

Integration der neuen Mitarbeiter sorgfältig planen

Das Rekrutieren hört nicht beim Vertragsunterschreiben auf! Personalbeschaffer müssen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter sich im Unternehmen wohlfühlen, und dass sie alle Tools und Schulungen erhalten, die sie brauchen.

Langfristige Mitarbeiterplanung analysieren

Natürlich müssen Mitarbeiter der Personalbeschaffung jetzige und geplante Bedürfnisse erfüllen, jedoch muss eine langfristige Analyse der Kompetenzen gemacht werden („skills gap analysis), und daraus eine sorgfältige Planung erfolgen.

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